گهگاه شما نیاز دارید که آنقدری اسناد خود را ایمن کنید که مطمئن شوید فقط افراد خاصی می توانند آن ها را ببینند یا ویرایش کنند. امروز با هم یاد می گیریم که چگونه در آفیس 2010 ویرایش اسناد را محدود و آن ها را رمزنگاری کنیم.
با قابلیت اشتراک گذاری آنلاین اسناد آفیس توسط اپلیکیشن های تحت وب، احتمال زیاد شما می خواهید مطمئن باشید و امنیت بیشتری را به فایل های خود اختصاص دهید. حتی اگر اسنادتان را از طریق شبکه سازمانی شرکت خود اشتراک می دهید، ممکن است محتاط باشید و برای اطمینان، موارد امنیتی را به سند خود اضافه کنید.
در این مثال از یک سند ورد استفاده خواهیم کرد ولی روند رمزنگاری در اکسل و پاور پوینت هم به همین شیوه است، هرچند قابلیت محدودیت در ویرایش فقط در ورد و اکسل قابل اجراست.
محدودیت در ویرایش
اگر سند شما درای قالب خاص است و نمی خواهید افراد اشتباهی آن را ویرایش کنند، شما می توانید نوع تغییراتی که افراد می توانند بدهند را کنترل کنید. فایلتان را باز کنید و روی تب File کلیک کنید. روی گزینه Info و سپس Protect Document کلیک کنید، از آنجا گزینه Restrict Editing انتخاب کنید.
منوی Restrict Formating and Editing در سمت راست سند به نمایش در خواهد آمد و اینجا شما می توانید ویرایش را محدود کنید.
روی گزینه Settings کلیک کنید تا دقیقا مشخص کنید که چه چیز قابل ویرایش است.
حالا می توانید مشخص کنید کدام کاربران در دومین شما می توانند این سند را ویرایش کنند (در شبکه)
بعد از تنظیم محدودیت های ویرایشی روی Yes, Start Enforcing Protection کلیک کنید
حالا یک پسورد دلخواه برای اجرای ویرایش وارد کنید.
ما محدودیت را روی حالتی تنطیم کردیم که اگر کاربر خواست بصورت آنلاین به فایل دسترسی پیدا کند، فایل در حالی read only باشد یعنی فقط قابلیت دیدن داشته باشد. اگر آن ها بخواهند که آن را در مرورگر خودویرایش کنند.
آن ها با پیام زیر مواجه می شوند و باید سند را در آفیس روی سیستم خود بصورت لوکال باز کنند.
زمانی که محدودیت سند باز شد ، تنها گزینه هایی که شما اجازه دارید در نوار قابل دسترس هستند و بقیه خاکستری خواهند بود.
اگر کاربری بخواهد محدودیت های ویرایشی را بردارد باید رمزی که شما هنگام اعمال محدودیت ها ساختید را وراد کند.
رمزنگاری سند
حالا وقت آن است که ببینیم چگونه یک سند ورد را رمزنگاری کنیم. روی تب File کلیک کنید، روی Info و سپس Protect Document کلیک کنید و سپس Encrypt with Password را انتخاب کنید.
یک رمز برای رمزنگاری سند انتخاب کنید.
سپس رمز را دوباره وارد کنید تا مطمئن شوید رمز ها با هم تطابق دارند.
بعد از رمزنگاری، پیامی مشاهده خواهید کرد که برای بازکردن این سند وارد کردن رمز الزامی است.
از این به بعد شما یا هرکس دیگری سعی کند این فایل را باز کند برای دسترسی باید رمز را وارد کند.
همچنین، فایل رمزنگاری شده در مرورگر باز نخواهد شد. آن ها باید فایل را در آفیس نصب شده در سیستم بصورت لوکال بازکنند و به رمز نیز نیاز خواهند داشت.
در نتیجه اگر سند مهمی دارید که نمی خواهید هرکسی به آن دسترسی داشته باشد و یا آن ا ویرایش کند، هر دو ابزار محدودیت های ویرایشی و رمزنگاری گزینه های خوبی برای محافظت از سند شما هستند.