شاید تنها به نظر برسد که هر روز اپلیکیشن های پیام رسان جدید بوجود می آیند ولی این تصور کاملا درست است. از روزی که اپلیکیشن هایی برای به اشتراک گذاشتن عکس طراحی شده اند این مسئله رواج پیدا کرده است. این برنامه ها به چند دسته تقسیم می شوند: پیام هایی که برای مدت کوتاه باقی می مانند، پیام رسان های بصری، پیام های صوتی، پیام های ویدئویی و خیلی برنامه های دیگر. به نظر می رسد در این زمینه صدها نفر فعالیت می کنند و قرار نیست به همین زودی از این کار دست بردارند.
با توجه به مطالبی که گفته شد، برنامه هایی که بیشتر استفاده می شوند معمولا کاربرانی را هدف می گیرند که مایلند به شیوه ای ساده و جالب با دیگران ارتباط برقرار کنند. البته شرکت هایی هم هستند که این منطق را به دنیای حرفه ای می کشانند و روی ارتباطات تیمی تمرکز می کنند. نگرانی اصلی این است که ممکن است هر لحظه بازار اشباع شود ولی با این وجود هنوز هم کاستی هایی وجود دارد.
حالا در سال 2015 هستیم. بهتر است به شیوه های اصلی برقراری ارتباط با دیگران فکر کنیم. مثال هایی که در ادامه ی متن آورده شده اند عناصر اصلی ارتباطات حرفه ای را تشکیل می دهند و همه ی ما مرتبا از آن ها استفاده می کنیم ولی واقعیت این است که امکانات آن ها مطابق با قرن پیش است و عاجزانه از ما می خواهند که هر چه سریع تر نابودشان کنیم.
تماس های تصویری از راه دور
تکنولوژی VoIP از چه زمانی در دسترس قرار گرفته است؟ بیشتر از 20 سال. اینطور نیست؟ پس چرا هنوز تماس های از راه دور به این شکل هستند؟
همه ی ما می دانیم که تماس های تصویری از راه دور ممکن است چقدر دردناک باشند. تعداد زیادی از افراد تلاش کردند وب را به زمینه ای برای تماس های تلفنی بدل کنند یا پلتفورم های دیگری را بصورت اختصاصی به تماس های تصویری اختصاص دهند. ولی آیا واقعا این بهترین راه حل ممکن است؟
تماس های از راه دور برای رد و بدل شدن گفتگو بوجود آمده اند و اگر قرار باشد از برنامه ی دیگری استفاده کنید که صحبت هایی که نتوانستید به گوش طرف مقابل برسانید را بصورت نوشته برای آن ها بفرستید، ماهیت تماس کاملا زیر سوال می رود. بهتر است دوباره اشاره کنم که تکنولوژی VoIP سال هاست که در دسترس قرار گرفته و برای برقراری یک تماس ساده وارد کردن شماره تلفن و استفاده از نرم افزار های مخصوص منظقی به نظر نمی رسد. یک گفتگوی ساده نباید تا این اندازه دشوار باشد.
رای گیری
شاید بخواهید از اعضای تیم سوالی بپرسید: کدام لوگو را می پسندید؟ آیا همگی می توانید ساعت 9 صبح در جلسه حاضر شوید؟ قرار است کجا ناهار بخوریم؟
برای انجام دادن چنین کار ساده ای از چه ابزاری استفاده می کنید؟ ایمیل. برنامه های زیادی وجود دارند که می توانید از طریق آن ها با اعضای تیم ارتباط برقرار کنید ولی واقعیت این است که هنوز هم تعداد زیادی از افراد به ایمیل پایبند باقی مانده اند.
رای گیری از اعضای گروه یکی از واجبات برقراری ارتباط است. باید بتوانید به سادگی فرستادن یک پیام، از بقیه نظر خواهی کنید. با این حال استفاده از ایمیل برای کوچک ترین موارد کاری هنوز هم پرطرفدار ترین روش است.
به اشتراک گذاشتن فایل
راه های زیادی برای این کار وجود دارد. پس مشکل چیست؟ با دقت به آن فکر کنید. تصور کنید که می خواهید برای من یک فایل بفرستید. از چه روشی این کار را انجام می دهید؟ ایمیل؟ اسکایپ؟ دراپ باکس؟ گوگل درایو؟ چه اهمیتی دارد؟ همه ی آن ها مثل هم هستند. حالا تصور کنید که من بعد از 6 ماه می خواهم دوباره به سراغ فایل بروم. چطور می توانم آن را پیدا کنم؟ بله، می توانم در ایمیل یا جای دیگری که فایل قرار گرفته جست و جو کنم. ولی آیا بهتر نیست که فایل دقیقا همان جایی که باید باشد ذخیره شود؟ بهتر است این فایل کجا ذخیره شود؟
بهتر است فایل در بین گفتگو ها گنجانده شود. یعنی همان جایی که گفت و گو ها رد و بدل می شوند و نظر خواهی یا رای گیری انجام می شود. تمام جنبه های برقراری ارتباط باید یک جا انجام شود. بهتر است روراست باشیم، انتقال فایل نقش مهمی در برقراری ارتباط کاری بازی می کند.
انتقال پیام به شیوه های ساده و قدیمی
همه ی ما از دستاورد های شرکتی که در آن فعالیت می کنیم خوشنود می شویم ولی خیلی از گروه هایی که بیرون از فضای مجازی می بینید هنوز هم از طریق ایمیل با هم ارتباط برقرار می کنند. Slack و برنامه های دیگری که به آن شبیه هستند فرصت مناسبی به وجود می آورند که تیم هایی که نیاز دارند مرتبا با هم گفت و گو کنند از آن استفاده کنند.
ولی اگر به دنبال تیمی هستید که در آن بپرسید بهتر است چه مدل گوشی بخرید باید افرادی را گرد هم جمع کنید که روی نطراتشان حساب می کنید، با هم بحث های گروهی به راه می اندازید یا برای هم فایل به اشتراک می گذارید. سپس گوشی مورد نظر را می خرید. ولی این تنها هدف به راه اندازی گروه نیست. آیا برای این کار از ایمیل استفاده می کنید؟ باید راه بهتری هم وجود داشته باشد.
فعالیت آفلاین
بالاخره پلتفورمی برای برقراری ارتباط گروهی تشکیل دادید و به بهترین نحو نیازهایتان را برطرف می کنید. در این شرایط باید بتوانید گفت و گو را پیش ببرید. این مکالمات ممکن است با یکی از اعضای تیم باشد. اگر در گذشته در فضای تیمی کار کرده باشید به خوبی با این موقعیت آشنایی دارید. به عنوان مثال مدیر و طراح شرکت به مدت ده دقیقه بر سر این موضوع که رنگ لوگو باید چطور باشد بحث می کنند و بعد تصمیم می گیرند ادامه ی بحث را بصورت آفلاین دنبال کنند. داستان از این قرار است که آفلاین معنای گذشته را از دست داده است.
معنای آفلاین برای دو طرف این است : بعدا به تو پیام می فرستم. بهتر است بر سر این موضوع برای بقیه ی افراد تیم مزاحمت ایجاد نکنیم.
ممکن است پس از اتمام مکالمه بحث را بصورت رو در رو از سر بگیرند ولی مسئله این است که ادامه گفتگوی آن ها بطور مستند ثبت نخواهد شد. باید بطور جداگانه روی این معضل بحث و بررسی انجام شود.
وقتی ملاقات رو در روی مدیر و طراح به پایان می رسد آن ها به برنامه ی جدیدی برای انتقال پیام رجوع می کنند تا در آینده از آن برای گفتگو استفاده کنند. ولی اگر تمام صحبت ها در همان فضای اولیه انجام شود منطقی تر به نظر می رسد.
در نتیجه این فعالیت ها خبر خوبی برای صنعت طراحی برنامه های جدید به شمار می روند. همچنین اشباع شدن و تنوع آن ها باعث رضایت کاربران هم می شود. اپل، گوگل و یاهو به ما یاد دادند که هیچ وقت دیر نیست. از زمانی که کسب و کار برنامه های پیام رسان به مرز نگران کننده رسیده، به همه ثابت شده که تنها تعداد محدودی از آن ها کاربران را در مشت خودشان نگه داشته اند ولی تا زمانی که برنده ی نهایی اپلیکیشن های موفق مشخص شود زمان زیادی باقی مانده است.
