در شروع هرکاری همیشه همه مصمم و با پشتکار هستند. متاسفانه همه ی کارکنان زیردست شما به اندازه سرپرست متعهد نیستند و فرسودگی شغلی بسیار متداول است به عنوان سرگروه این فقط وظیفه شما نیست تا از بقیه ی کارکنان حمایت کنید تا همه موفق شوند. باید در نظر داشته باشید تا حدود پایمال نشوند. چگونه باید متوجه شوید آیا افراد با حداکثر توان خود در حال کار کردن هستند و آن را جدی می گیرند؟
1- اولویت بندی کنید
وقتی اهداف یک تیم از هم گسیخته می شوند ، مدیر و کارکنان ارشد موظفند که کارها را اولویت بندی کنند. مدیر باید نشان دهد که در جریان سختی های کاری و فشار وظایف آن ها هست. سپس از هرکدام از افراد درخواست می شود که یک لیست از کارهایی که باید انجام دهند تهیه کنند و در نهایت همه ی وظایف اولویت بندی می شوند.
اصلا ممکن نیست یک نفر همه ی امور را انجام دهد و هیچ اشتباهی نداشته باشد. کار مفید و سودمند تنها این نیست که وظایفتان را از لیست خط بزنید بلکه باید بصورت موثر انجام دهید و همه ی انرژی خودتان را متمرکز کنید تا امور ارجح را ابتدا رسیدگی کنید تا تاثیر خوبی در شرکت و محل کارتان بگذارد.
2- موانع را پیدا کنید و آن ها را از بین ببرید
تصور کنید یک تغییر در برنامه رییس شرکت پیش می آید و یک جلسه برای ملاقات با مدیر یک شرکت دیگر ترتیب می دهد و همه ی کارکنان باید برنامه ها را تغییر دهند و همه چیز بهم می ریزد.
کارکنان ارشد و مدیران باید تامل کنند هرکدام از تصمیماتشان چه تاثیری روی سود آوری شرکت خواهد داشت. باید بصورت مرتب از کارکنان بپرسند که چه موضوع و مشکلی بر سر راه دارند و اگر بازهم متوجه شدند مشکل برنامه ریزی هنوز وجود دارد از عموم کارکنان پیشنهاد بگیرند. اگر ساعات کاری افراد زیاد است باید بفهمند این زمان صرف چه اعمال غیر ضروری می شود.
کارکنان معمولا می ترسند مشکلاتشان را بازگو کنند چون تصور می کنند تنها خودشان با آن مشکل دست وپنجه نرم می کنند و نمیخواهند در مقابل دیگران ضعیف جلوه کنند. اما اگر مدیران بطور مرتب جویای مشکلات باشند کارکنان این موقعیت را دارند تا موانع را بازگو و در نهایت حل کنند.
3- از منابع خلاق استفاده کنید
کلیدی که با آن می توانید درآمد بیشتر داشته باشید و رشد بحران ها را راحت تر مهار کنید این است که باهوش باشید و از منابع خلاق استفاده کنید. بیشتر بنیان گذاران بدنبال این هستند یک عده کارمند حقوق بگیر تمام وقت داشته باشند.
استفاده از کارکنان تمام وقت برای کارهای اصلی مهم بسیار مناسب هستند اگر چه تعداد زیاد کارکنان حقوق بگیر محدودتان می کند و می توان گران تمام شود و مالیات اضافی به همراه داشته باشد.
ابتدا چند کارمند تمام وقت با حقوق برای انجام کارهای اصلی استخدام کردیم. وقتی تیم اصلی تکمیل شد پروژه های آزاد را شروع کردیم و از پیمانکاران فروشندگان و شرکت های دیگر برای تامین نیاز ها استفاده کردیم. این منابع جایگزین می تواند به شما قابلیت هایی با مقیاس کوچک یا بزرگ مطابق با میزان رشد بدهد.
4- مرکز بر حاشیه ها و ماموریت ها
یک کسب و کار درحال گسترش عالی است اما در عین حال می تواند خیلی هم استرس زا باشد. باید در طی یک رشد بالا و فرصت های گسترده فضایی تعبیه شود که در آن کارکنان پشتیبانی شوند.
برای شرکت ها باید رویکرد حاشیه و ماموریت را در نظر داشته باشید. مثلا برای شروع هر کاری از خودتان بپرسید این عمل در مجموعه اهداف شرکت قرار می گیرد یا در مجموعه ی حاشیه ها؟ اگر در هیچ کدام ازین دسته بندی ها قرار نمی گیرد بهتر است آن را کنار بگذارید.
مثلا اگر در حاشیه علاقه دارید روحیه ی قدرتمند شدن به دختران دهید می توانید در کنار کار اصلی کتاب بنویسید. اگر این موضوع شور و شوق در شما بوجود می آورد می توانید وقت خود را به آن هم اختصاص دهید. هم برای رشد کسب وکار تلاش کنید هم به کارهای حاشیه ای رسیدگی کنید.
5- درک کنید
پیشرفت زیاد در مدت زمان کوتاه می تواند اعضای گروه را تحت استرس شدید قرار دهد. وقتی تمامی افراد مشغله ی زیادی دارند نا امید شدن خیلی راحت است.
نزدیک شدن به مسائل با این دیدگاه می تواند توجه عموم را از پیدا کردن راه حل به بزرگ جلوه دادن مشکل جلب کند که این قضیه به تنهایی استرس را بیشتر هم می کند. باید این موضوع را در نظر داشت که شرایط کاری تک تک افراد مشکل است و همدردی کردن با کارکنان می تواند منجر به ایجاد یک جو مثبت برای گفت و گو و تعامل شود. کاپیتان Jack Sparrow می گوید : مشکل اصلی ، مشکل نیست بلکه طرز صحبت کردن در مورد آن مشکل است.
طرز بیان می تواند بهره وری را محدود کند. در این شرایط نمی توانید قضاوت درستی از شرایط داشته باشید اما باید به بقیه ی کارکنان کمک کنید تا نتیجه بگیرید چه عملی باید انجام شود تا شرایط به حالت عادی برگردد.
6- اول زندگی بعد کار
برای یک راه اندازی جدید این عنوان درست به نظر نمی رسد. اما اگر کارکنان زندگی شخصیشان را ارجح بدانند در شرکت به بهره وری ، مالکیت و نتایج خوبی می رسند. این شرایط در چارچوب های مختلفی انجام می شود. در کمپانی Bouqs کارکنان می توانند در هر ساعتی و در هر مکانی کار کنند و مدیران به آنان اطمینان کامل دارند تا وظایفشان را به بهترین نحو انجام دهند.
از کارمندان بخواهید برای خانواده دوستان یا دکترشان وقت بگذارند تا استرس یا هرچیزی که آن ها را تحت فشار می گذارد کمتر شود. اگر این اجازه داده شود که آزدانه تصمیم گیری کنند و وظایفشان را زمانی که توانایی دارند انجام دهند ، قدرتمند می شوند و ایجاد وفاداری و اعتماد بلند مدت می کند. همیشه زندگی را قبل از کار در نظر بگیرید.
7- سلسله مراتب را از سازمان حذف کنید
شروع مناسب وابسته به حذف شدن سلسلسه مراتب هاست. ایجاد استرس در کارمندانی که مقام پایینی دارند بیشتر اتفاق می افتد. اجازه دهید هر کس سهمی داشته باشد و مشارکت کند. یک شرکت با فضایی مملو از انرژی مثبت تدارک ببینید. بعد از این کارمندان فرصت ندارند تا استرس به خود راه دهند.
8- شفاف سازی وظایف
از راه های کاهش استرس در راه اندازی ها شفاف سازی وظایف برای هر کارمند است. از همه بخواهید یک لیست از وظایفشان تهیه کنند سپس بین همه ی کارکنان این لیست ها را بخوانید تا همه از مسئولیت یکدیگر آگاه باشند. سپس یک پوشه تهیه کنید و این لیست ها را نگه دارید تا هروقت کارکنان نمی دانند کدام کار مربوط به چه کسی ست به آن رجوع کنند. این کار نه تنها کارکنان را با ساختمان شرکت آشنا می کند بلکه به آن ها این امکان را می دهد تا در انجام وظایفشان اول باشند.
9- الویت بندی و برون سپاری
کارکنان ارشد با خواستن از کارمندان به محدود کردن وظایف ، به آن هایی که می توانند انجام دهند از فرسودگی شغلی بکاهند. وقتی مدیران می دانند کدامیک از برنامه ها عملی شده اند بعدا برای اتمام پروژه های باقی مانده راهی پیدا می کنند. بعضی از کارها باید با دقت بیشتری انجام شود در نتیجه آن ها را به افراد خاص محول می کنند.
